การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง


Warning: Missing argument 2 for wpdb::prepare(), called in C:\inetpub\wwwroot\msu_blog\wp-content\plugins\author-love\author-love.php on line 257 and defined in C:\inetpub\wwwroot\msu_blog\wp-includes\wp-db.php on line 992

Warning: Missing argument 2 for wpdb::prepare(), called in C:\inetpub\wwwroot\msu_blog\wp-content\plugins\author-love\author-love.php on line 259 and defined in C:\inetpub\wwwroot\msu_blog\wp-includes\wp-db.php on line 992

ในการติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยราชการ หนังสือเป็นเอกสารที่
มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะการจัดทำเอกสารที่ดีย่อมจะเกิดผลดีกับหน่วยงานที่จะติดต่อสื่อสารด้วย แม้กระทั่งการขอความร่วมมือต่างๆ ย่อมที่จะผ่านพ้นไปด้วยดีจนทำให้เกิดความสำเร็จในการ
ปฏิบัติหน้าที่ราชการ
การเขียนเอกสารของทางราชการนั้นจะต้องคำนึงถึงตั้งแต่เริ่มแรกของการเขียน คือ เรื่อง จะเขียนอย่างไรจะได้ใจความที่ชัดเจน และกระชับไม่ต้องมาตีความใหม่
ทำให้เกิดความไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน
ความมุ่งหมายของการเขียนชื่อเรื่อง
1. ให้รู้ในความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ
2. ให้สะดวกแก่การเก็บค้น
3. ให้สะดวกแก่การอ้างอิง
ลักษณะของ
การเขียนเรื่องที่ดี คือ
1. ย่อสั้นที่สุด
2. เป็นประโยคหรือเป็นวลี
3. พอรู้ใจความว่าเรื่องอะไร
4. เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย
5. แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้
การเก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย
หมายถึง
1. ผู้เก็บอ่านชื่อเรื่องก็สามารถแยกเก็บเข้าหมวดหมู่ตามประเภทเรื่องได้
2. ผู้ค้นพอบอกชื่อเรื่องก็สามารถค้นหาได้โดยไม่ยุ่งยาก
3. ผู้อ้างอิงสามารถบอกชื่อเรื่องให้ผู้อื่นเข้าใจได้โดยไม่
สับสนไขว้เขว
การเขียนเรื่อง คือ
1. การขั้นต้นด้วยกริยา จะชัดเจนดี เช่น “ขออนุมัติ” “ขออนุญาต” “ขอให้”
2. การขึ้นต้นคำนาม จะไม่ชัดเจน เช่น “เครื่องพิมพ์ดีด”
3. เรื่องที่ยาวเกิน
ความจำเป็น เช่น “การลงโทษข้าราชการพลเรือนที่กระทำผิดวินัยข้าราชการพลเรือน” ซึ่งเรื่องยาวเกินไปและจำยาก ดังนั้นถ้าหากให้กระชับควรจะเขียนชื่อเรื่องดังนี้ “การลงโทษข้าราชการ” เป็นต้น

4. เรื่องที่ไม่เป็นประโยควลี เช่น “เครื่องพิมพ์ดีด” สมควรที่จะขยายความให้ชัดเจนขึ้นกว่านี้ คือ “เครื่องพิมพ์ดีดหาย” “การซื้อเครื่องพิมพ์ดีด” ทำให้ผู้รับเรื่องสามารถเข้าใจใจความได้อย่างชัดเจน
โดยไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม
5. เรื่องที่ไม่รู้ใจความ เช่น “แจ้งมติคณะรัฐมนตรี” “การช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัย”
6. เรื่องที่เก็บค้นอ้างอิงยาก เช่น “ซ่อมถนน” ควรจะขยายความออกไปเพื่อใช้ใน
การอ้างอิง เช่น “ซ่อมถนนที่เสียหายเพราะน้ำท่วม” “การซ่อมถนนสุขุมวิท ซอย 21” เป็นต้น
7. เรื่องที่แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นไม่ได้ เช่น “ขอความร่วมมือ” ควรจะระบุว่า “ขอความร่วมมือ
ในการจัดสัมมนานักบริหาร” “ขอความร่วมมือในการสำรวจสำมะโนประชากร” “ขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ” “ขออนุญาตนำเงินตราออกนอกประเทศ” “ขอผ่อนผันการคัดเลือกเข้ารับ
ราชการทหาร” “ขอหารือเกี่ยวกับระเบียบสารบรรณ” “ขอเชิญเป็นวิทยากรบรรยาย” เป็นต้น
หลักการเขียนหนังสือราชการ
หลักทั่วไปนิยมยึดถือในการเขียนหนังสือราชการ คือ
การเขียนให้
ถูกต้อง
1. การเขียนให้ถูกแบบ คือ การจัดทำหนังสือให้ถูกรูปแบบ และโครงสร้างของหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ก่อนจะเขียนหนังสือติดต่อ
ราชการจะต้องพิจารณาก่อนว่าจะใช้หนังสือแบบใดสำหรับติดต่อราชการ เช่น
1.1 รูปแบบและโครงสร้างหนังสือภายนอก
1.2 รูปแบบและโครงสร้างหนังสือภายใน
1.3 รูปแบบและโครง
สร้างหนังสือประทับตรา
2. การเขียนให้ถูกเนื้อหา เนื้อหาหรือข้อความของหนังสือราชการทั่วไปควรประกอบด้วยเนื้อหา 3 ส่วน ดังนี้
2.1 ส่วนที่เป็นเหตุที่ทำให้มีหนังสือไป
2.2 ส่วนความ
ประสงค์ที่ทำให้มีหนังสือไป
2.3 ส่วนสรุปความ
ตัวอย่างของการเขียนหนังสือให้ถูกเนื้อหา
ด้วยสำนักส่งเสริมและฝึกอบรม กำแพงแสน และภาควิชาวิศวกรรมโยธา คณะวิศวกรรมศาสตร์
กำแพงแสน ร่วมกับสถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น กระทรวงมหาดไทย ร่วมกันดำเนินการจัดการศึกษาอบรมตามโครงการพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น หลักสูตร “เทคนิค
การประมาณราคาและการควบคุมงานก่อสร้าง” ระหว่างวันที่ 20-25 มกราคม 2551 ให้แก่บุคลากรขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่ปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับการก่อสร้าง จำนวน 50 คน ณ ศูนย์ส่งเสริม
และฝึกอบรมการเกษตรแห่งชาติ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตกำแพงแสน นครปฐม (ส่วนเหตุ)
สำนักส่งเสริมและฝึกอบรม กำแพงแสน พิจารณาแล้วเห็นว่าท่านเป็นผู้ทรงคุณวุฒิที่มีความ
รู้และประสบการณ์อันจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อผู้เข้ารับการฝึกอบรม จึงใคร่ขอเรียนเชิญท่านเป็นวิทยากรบรรยายในโครงการดังกล่าว ณ ศูนย์ส่งเสริมและฝึกอบรมการเกษตรแห่งชาติ ดังรายละเอียด
ที่แนบมาพร้อมนี้ (ส่วนความประสงค์)
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และขอขอบพระคุณในความอนุเคราะห์มา ณ โอกาสนี้ (ส่วนสรุป)
สำหรับหนังสือประทับตรานิยมเขียนเฉพาะส่วนความ
ประสงค์ที่ทำหนังสือไป ไม่นิยมเขียนให้มีส่วนที่เป็นเหตุที่ทำให้มีหนังสือไป และส่วนสรุปความ
ส่วนที่เป็นเหตุ คำเริ่มต้นของการเขียนส่วนที่เป็นเหตุที่มีหนังสือไป นิยมใช้คำเริ่มต้นหนังสือ ดังนี้
1.
ด้วย (ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป)
2. เนื่องจาก (ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป)
3. ตาม (ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป) ลงท้ายด้วย นั้น
4. ตามที่ (ตามด้วยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นที่รับรู้โดยทั่วไป)

5. อนุสนธิ (ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป) ลงท้ายด้วย นั้น
ส่วนเหตุที่มีหนังสือไปในกรณีที่เป็นการเริ่มเรื่องใหม่ ไม่เคยติดต่อ หรือรับรู้กันมาก่อน ให้เริ่มต้นการเขียนหนังสือส่วนที่เป็นเหตุด้วยคำว่า “
ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” เช่น
“ด้วย (หรือเนื่องจาก) สำนักส่งเสริมและฝึกอบรม กำแพงแสน จะจัดโครงการศึกษาดูงานเกษตรครบวงจรภาคเหนือ ให้กับบุคลากรของการไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศ
ไทยที่เกษียณอายุราชการ จำนวน 50 คน ในระหว่างวันที่ 28 มกราคม – 1 กุมภาพันธ์ 2551 ณ ไร่ปภัสรา จังหวัดเพชรบูรณ์”
ส่วนกรณีอ้างถึงเรื่องเดิม
“ตามหนังสือที่อ้างถึงแจ้งว่า กรมส่ง
เสริมการเกษตรจะจัดการอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการให้เจ้าหน้าที่ธุรการ ในระหว่างวันที่ 4-8 กุมภาพันธ์ 2551 และได้ขอเรียนเชิญข้าราชการจากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ไปเป็นวิทยากร
บรรยาย ในวันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2551 ณ กรมส่งเสริมการเกษตร ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น”
กรณีอ้างถึงหน่วยงานที่ออกหนังสือ ที่หนังสือ วันที่ที่ออกหนังสือ เรื่องที่ขอความร่วมมือ หรือขอความ
อนุเคราะห์ในเรื่องต่างๆ
หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเขียนส่วนสำคัญของส่วนเหตุ คือ 5W 1H (WHO WHAT WHERE WHEN WHY HOW) ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำไม อย่างไร
3. การเขียน
ให้ถูกหลักภาษา การเขียนให้ถูกหลักภาษาไทยที่ควรระวังมี 2 เรื่อง คือ
3.1 รูปประโยค
3.2 ความสัมพันธ์ระหว่างข้อความ
รูปประโยค จะประกอบไปด้วย ประธาน กริยา กรรม ประโยคแต่
ละประโยคจะต้องมีกริยาเสมอ ประธานและกรรมของประโยคอาจจะละไว้ในฐานที่เข้าใจ ข้อความอาจจะประกอบไปด้วยประโยคหลายประโยค โดยเชื่อมด้วยคำสันทาน เช่น และ กับ รวมทั้ง ตลอด
จน
ลักษณะของรูปประโยค เช่น
รูปประโยคที่ไม่มีกรรม คือ “รถใหญ่วิ่งชา” “รถเล็กวิ่งเร็ว”
รูปประโยคที่มีกรรม คือ “รถสีดำชนรถสีขาว” “รถสีดำชนรถสีขาวดังสนั่น”
รูปประโยคที่มี
ประธานร่วม คือ “อธิบดีแก่หกล้มหัวฟาดพื้นและตายในเวลาต่อมา” “คนอ้วนกินอาหารหนักได้มากและกินอาหารหวานได้มากด้วย”
รูปประโยคที่มีกริยาร่วม คือ “อธิบดีแก่กับอธิบดีหนุ่มไปเที่ยว
ด้วยกัน” “อธิบดีแก่กับอธิบดีหนุ่มเล่นหมากรุกด้วยกัน”
การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของประโยค จะประกอบด้วย ประธาน กริยา กรรม เช่น “ก.พ.ลงมติให้สำนักงานผู้ดูแลนักเรียนจัดหาสถานศึกษา
และเรื่องอื่นๆ ให้นักเรียนผู้นี้”
4. การเขียนให้ถูกความนิยม จะต้องประกอบไปด้วย
4.1 สรรพนาม
4.2 ถ้อยคำ สำนวน
4.3 วรรคตอน
ความนิยมในสรรพนาม การใช้สรรพนามแทนผู้
มีหนังสือไป เนื่องจากผู้ลงนามในหนังสือราชการ เป็นการลงนามในฐานะเป็นตัวแทนของส่วนราชการ จึงนิยมใช้ส่วนราชการเป็นสรรพนามแทนผู้ลงชื่อในหนังสือ ไม่นิยมใช้ ข้าพเจ้า กระผม ดิฉัน

ตัวอย่างใช้ชื่อส่วนราชการเป็นสรรพนาม เช่น “สำนักส่งเสริมและฝึกอบรม กำแพงแสน พิจารณาแล้วเห็นว่า…” “สำนักส่งเสริมและฝึกอบรม กำแพงแสน ขอหารือว่า…” “สำนักส่งเสริมและฝึกอบรม
กำแพงแสน พิจารณาแล้วขอเรียนว่า…” เป็นต้น
ไม่นิยมใช้ข้าพเจ้าขอเรียนว่า กระผมขอเรียนว่า เว้นแต่จะเป็นการลงนามในหนังสือในฐานะส่วนตัว
ความนิยมในการใช้ถ้อยคำสำนวน ให้ใช้
ภาษาราชการ ไม่ใช่ภาษาพูด เช่น
1. “พร้อมนี้ได้แจ้งไปทางจังหวัดแล้วเหมือนกัน” ควรใช้ “ทั้งนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบด้วยแล้ว”
2. “ไม่มีข้อเท็จจริงอะไรเพิ่มเติม” ควรใช้ “ไม่มีข้อเท็จจริงอันใด
เพิ่มเติม”
3. “ประชาชนได้รับความเดือดร้อนแสนสาหัส” ควรใช้ “ประชาชนได้รับความเดือดร้อนเป็นอย่างยิ่ง”
4. “ถึงตอนนี้” ควรใช้ “บัดนี้” “3 อาทิตย์” ควรใช้ “3 สัปดาห์” “เวลาผ่านมา
นานแล้ว” ควรใช้ “เวลาล่วงเลขมานานแล้ว” “ตายตัว” ควรใช้ “ถาวร” “ยังไม่ได้รับแจ้งผลการพิจารณาเลย” ควรใช้ “ยังไม่ได้รับแจ้งผลการพิจารณาแต่ประการใด” “แต่งตัว” ควรใช้ “แต่งกาย” “
เครื่องบินตก ผู้โดยสารตายหมด ไม่มีใครรอด” ควรใช้ “เครื่องบินตก ผู้โดยสารเสียชีวิตทั้งหมด ไม่มีผู้ใดรอดชีวิต” “การปฏิบัติดังกล่าวผิดระเบียบ” ควรใช้ “การปฏิบัติดังกล่าวยังไม่สอดคล้องกับที่
ระเบียบกำหนด” “ไม่รู้มาก่อนว่าต้องการข้อมูล” ควรใช้ “ไม่ทราบว่าประสงค์จะขอรับข้อมูล”
5. “โรคหมาบ้า” ควรใช้ “โรคพิษสุนัขบ้า” “เจอ” ควรใช้ “พบ” “บอกว่า” ควรใช้ “แจ้งว่า” “เยอะ
แยะ” ควรใช้ “มากมาย” “ให้แจ้งเรื่องนี้ไปได้เลย” ควรใช้ “ให้แจ้งเรื่องนี้ไปให้ส่วนราชการทราบได้” “อธิบดีถูกเชิญให้เป็นผู้กล่าวสุนทรพจน์” ควรใช้ “อธิบดีถูกเชิญให้เป็นผู้กล่าวสุนทรพจน์”
6. “
คิด” ควรใช้ “คำนวณ” เช่น “ขณะนี้มีปริมาณคำขอที่เข้าสู่การพิจารณาประมาณปีละ 3,000 คดี รวมกับเอกสารที่เก็บรักษาไว้ตั้งแต่ปี 2529 จนถึงปัจจุบันอีกประมาณ 360,000 คดี คำนวณประมาณ
เป็นจำนวนเอกสารไม่น้อยกว่า 1,500,000 แผ่น”
คำทำลาย เช่น “ไม่ตั้งใจศึกษาจึงสอบตก” “โครงการที่เสนอใช้ไม่ได้” “ท่านเข้าใจผิด”
คำเสริมสร้าง เช่น “ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงสอบได้” “
โครงการที่เสนอเป็นโครงการที่ดีแต่ยังไม่เหมาะสมที่ดำเนินการขณะนี้” “ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อน”
คำบังคับ เช่น “ขอให้ส่ง” “ขอให้ไปติดต่อ” “ขอให้นำเสนอต่อไปด้วย”
คำขอร้อง
เช่น “โปรดส่ง” “โปรดไปติดต่อ” โปรดนำเสนอต่อไป”
ความนิยมในการใช้วรรคตอน การเว้นวรรคตอนจะต้องเว้นวรรคตอนให้เหมาะสมเพื่อมิให้ข้อความผิดเพี้ยนไปจากความหมาย หรืออาจจะก่อ
ให้เกิดความเข้าใจผิดในความหมายของใจความในเอกสาร ซึ่งจะก่อให้เกิดผลเสียหายเกิดขึ้นในภายหลัง ตัวอย่างการเขียนวรรคตอน

Author : Kornwipa

rating: 0% - 0 votes

การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง
  • 0.00 / 5 5
0 votes, 0.00 avg. rating (0% score)